Политика цифрового архивирования и долговременного сохранения

Вестник Национального детского медицинского центра обеспечивает сохранение опубликованной научной литературы и стремится поддерживать долгосрочную доступность, целостность, подлинность и возможность восстановления статей и связанных с ними метаданных.

Цифровое сохранение рассматривается отдельно от обычного размещения сайта и текущего технического резервного копирования.

Поэтому журнал сочетает операционное резервное копирование, сохранение файлов и метаданных публикаций, контроль версий и механизмы долговременного цифрового сохранения, соответствующие используемой издательской инфраструктуре.

Настоящая политика применяется совместно с Политикой открытого доступа, Политикой репозитория, Политикой авторского права и лицензирования и Политикой исправлений, ретракций и постпубликационных обновлений.

Объекты сохранения

В систему сохранения, когда это технически и юридически применимо, включаются:

• опубликованные статьи;
• метаданные статей;
• аннотации и ключевые слова;
• сведения об авторах и аффилиациях;
• DOI и связанные идентификаторы;
• сведения о томах и выпусках;
• окончательные PDF и/или HTML;
• дополнительные файлы, являющиеся частью публикации;
• исправления;
• уведомления о ретракции;
• Expressions of Concern;
• иные официальные постпубликационные уведомления;
• сведения об авторском праве и лицензии.

Конфиденциальные файлы подачи, рецензии, внутренняя редакционная переписка и чувствительные индивидуальные исследовательские данные регулируются отдельными требованиями конфиденциальности, исследовательской этики и управления данными.

Сохранение Version of Record

Журнал стремится сохранять официальную Version of Record каждой опубликованной статьи вместе с необходимыми метаданными.

Должна сохраняться связь статьи с последующими:

• исправлениями;
• ретракциями;
• Expressions of Concern;
• обновлёнными версиями;
• другими официальными уведомлениями об изменении её статуса.

История научной публикации не должна исчезать вследствие незаметной замены файлов.

Электронное резервное копирование

Журнал поддерживает процедуры резервного копирования, предназначенные для снижения риска потери данных вследствие:

• отказа сервера;
• программной ошибки;
• случайного удаления;
• повреждения данных;
• несанкционированного изменения;
• инцидента информационной безопасности;
• отказа технической инфраструктуры;
• иных технических нарушений.

Резервные копии, по возможности, должны храниться отдельно от основной рабочей среды и позволять восстановить опубликованный контент и необходимые метаданные.

Резервная копия и долговременное сохранение — не одно и то же

Обычная резервная копия сервера или базы данных необходима для восстановления после сбоя, однако сама по себе не является достаточным механизмом долговременного научного сохранения.

Долговременное цифровое сохранение должно обеспечивать возможность восстановления публикаций даже при прекращении работы текущего сайта, платформы или технического провайдера.

Поэтому журнал разграничивает:

1. резервное копирование и disaster recovery;
2. долговременное цифровое сохранение научной литературы.

Независимое долговременное сохранение

Журнал стремится использовать соответствующую независимую систему долговременного цифрового сохранения или признанную архивную инфраструктуру.

После фактического подключения такой системы и подтверждения успешного архивирования журнал публично указывает название соответствующего сервиса и, когда возможно, проверяемый статус сохранения.

Журнал не заявляет об использовании PKP Preservation Network, LOCKSS, CLOCKSS, Portico, PubMed Central или другой системы до фактического подтверждения участия и сохранения контента.

DOAJ рекомендует постоянно депонировать контент журнала в системе долговременного цифрового архивирования и в качестве примеров называет архивы из Keepers Registry, Internet Archive и PubMed Central.

Проверка статуса сохранения

Если используется сервис, представленный в Keepers Registry, его статус может проверяться через соответствующую инфраструктуру.

Keepers Registry, поддерживаемый Международным центром ISSN, позволяет отслеживать, какие организации обеспечивают долговременное сохранение электронных периодических изданий и какие ресурсы остаются под риском цифровой утраты.

Само наличие установленного плагина или выбранной настройки не должно считаться доказательством фактического архивирования.

Необходимо подтверждать успешную передачу и сохранение контента.

OJS и цифровое сохранение

Электронная издательская платформа обеспечивает структурированное управление выпусками, статьями, файлами и метаданными и является важной частью публикационной инфраструктуры.

Однако сама работа сайта на OJS не заменяет независимую систему долговременного сохранения.

Если журнал использует соответствующий OJS preservation plugin или внешний сервис, необходимо контролировать фактический статус депозитов.

Миграция сайта и платформы

При смене сервера, домена, версии OJS, издательской платформы или технического провайдера приоритетом является сохранение научной литературы.

При миграции необходимо обеспечивать сохранность:

• опубликованных статей;
• DOI;
• библиографических метаданных;
• структуры томов и выпусков;
• дополнительных файлов;
• copyright и license information;
• исправлений и ретракций;
• иных постпубликационных уведомлений.

По возможности существующие URL должны сохраняться либо корректно перенаправляться.

Смена платформы не должна приводить к необоснованной утрате архивных выпусков.

Постоянные идентификаторы

DOI и другие постоянные идентификаторы поддерживают долговременную идентификацию и обнаружение публикаций.

При изменении местонахождения статьи журнал должен обновлять целевой URL и соответствующие метаданные DOI.

Смена сервера или дизайна сайта сама по себе не является основанием для присвоения нового DOI той же Version of Record.

Сохранение метаданных

Долговременное сохранение включает не только файлы публикаций, но и метаданные, необходимые для идентификации научной записи.

К таким данным относятся, в частности:

• название статьи;
• авторы;
• аффилиации;
• аннотация;
• ключевые слова;
• дата публикации;
• журнал;
• том и выпуск;
• DOI;
• лицензия;
• статус статьи;
• связи с исправлениями и ретракциями.

Целостность файлов

Сохраняемые файлы должны достоверно отражать официально опубликованную научную запись.

Несанкционированное или недокументированное изменение архивных файлов недопустимо.

Существенное изменение опубликованной статьи должно осуществляться через формальные постпубликационные процедуры, а не посредством скрытой замены файла.

Исправления, ретракции и контроль версий

Исправления, уведомления о ретракции, Expressions of Concern и другие официальные обновления также являются частью научной литературы и подлежат сохранению.

Ретрагированная статья, как правило, остаётся идентифицируемой как часть научной записи, но её статус должен быть ясно обозначен и связан с уведомлением о ретракции.

Применяется Политика исправлений, ретракций и постпубликационных обновлений.

Репозиторные копии

Самоархивирование авторами обеспечивает дополнительное распространение и устойчивость публикаций, однако не заменяет ответственность журнала за сохранение официальной Version of Record.

Авторы могут размещать разрешённые версии статей в соответствии с Политикой репозитория.

Репозиторная копия не должна скрывать последующую коррекцию, ретракцию или изменение статуса статьи.

Открытый доступ и цифровое сохранение

Свободная доступность статьи сегодня не означает, что она автоматически сохранится в будущем.

Поэтому журнал разграничивает:

• Open Access — условия доступа и повторного использования;
• Repository Policy — самоархивирование и распространение авторами;
• Digital Preservation — долговременное сохранение и подлинность научной записи.

Эти механизмы дополняют друг друга, но не заменяют друг друга.

Сохранение при прекращении деятельности журнала

Политика сохранения предназначена для защиты уже опубликованного научного контента даже при:

• временной приостановке выпуска;
• прекращении деятельности журнала;
• смене владельца или издателя;
• смене платформы;
• прекращении работы текущего сайта.

Насколько это практически возможно, опубликованные материалы должны оставаться доступными через установленные архивные и preservation-механизмы.

Принципы COPE, DOAJ, OASPA и WAME требуют публично описывать электронное резервное копирование и план долговременного сохранения контента на случай прекращения работы журнала или издателя.

Мониторинг

Журнал периодически оценивает:

• выполнение резервного копирования;
• возможность восстановления;
• целостность опубликованных файлов;
• полноту метаданных;
• работоспособность DOI;
• фактическое выполнение внешнего архивирования;
• необходимость изменения preservation-инфраструктуры.

При прекращении работы используемого архивного сервиса журнал должен стремиться определить подходящую альтернативу.

Прозрачность статуса архивирования

На сайте указываются только те внешние preservation-системы, в которых контент журнала фактически и проверяемо архивируется.

Установленный логотип, плагин, настройка или план подключения не должны представляться как уже выполненное долговременное сохранение.

Ответственность

Главный редактор и редакционное руководство осуществляют общий надзор за целостностью научной записи.

Издатель и техническая служба, в пределах установленных обязанностей, обеспечивают техническую поддержку резервного копирования, целостности метаданных, DOI, миграции, восстановления и реализации preservation-механизмов.

Техническая ответственность не предоставляет права изменять научную запись без соответствующего редакционного контроля.

Применение политики

Настоящая политика применяется к опубликованному научному контенту и связанным с ним метаданным журнала.

Цель журнала — обеспечить сохранение полной, подлинной, прослеживаемой и долговременно доступной научной записи, включая связи первоначальных публикаций с исправлениями, ретракциями, Expressions of Concern и другими официальными обновлениями.

Указанные на сайте механизмы цифрового сохранения должны соответствовать фактической и проверяемой практике журнала.